Zur Sitzung wurde form- und fristgemäß und unter Bekanntgabe der Tagesordnung geladen. Der Vergabeausschuss ist mit 7 von 9 Mitgliedern beschlussfähig zusammengekommen. Herr Dr. Rauball  und Herr Roi fehlen entschuldigt. Als Vertretung für Herrn Wolkenhaar nimmt Herr Northoff an der Sitzung teil. Frau Kutz vertritt Frau Rommel. Herr Böhm wird durch Frau Reinbothe vertreten, welche vor der Abstimmung zu Tagesordnungspunkt 7.2 erscheint. Die Vertretung für Herrn Dr. Försterling übernimmt Herr Urban. Er nimmt ab Tagesordnungspunkt 7.4 an der Sitzung teil.