Herr Lucas gab Informationen anhand der als Anlage beigefügten Rede zum Haushalt.

 

Herr Schulze bat Herrn Speer, über die Problematik Telefonanlage Auskunft zu erteilen.

 

Herr Speer führte aus, dass es am 27.01.20201 eine Beratung zur geplanten Telefonkommunikationsanlage gab. Hierzu erfolgte im letzten Jahr eine Vergabe für das Ingenieurbüro, den Zuschlag gab es dann für die Firma VIC-Consult. Die Vergabeunterlagen werden spätestens am Montag vorliegen, die eingeplanten Kosten für 2021 werden aber überschritten. Der Mietvertrag für die derzeit vorhandene TK-Anlage und einem Großteil der Netzwerkkomponenten mit der Firma Telco wird zum 31.12.2021 auslaufen und nun muss so schnell wie möglich – auch unter der Maßgabe, dass weniger Geld eingeplant war – die Vergabe vollzogen werden. Mit der jetzigen Anlage kann nur ein „kleines Callcenter“ bedient werden (Corona-Callcenter), mit der neuen Anlage sollen mindesten 100 Call-Agents arbeiten können. Weiterhin sollen die Heimarbeitsplätze ausgebaut werden (ca. 385 Arbeitnehmer in Heimarbeit) – zur Zeit wird mit eigener Technik gearbeitet (Telefonie mit eigenem Telefon, eigener Drucker, etc. welche von der Verwaltung nicht erstattet werden), mit der neuen Anlage sollen Soft-Clients auf den PCs mit der TK-Anlage installiert werden, mit denen über die aufgebaute Leitung telefoniert werden kann zzgl. verschiedene andere Funktionen, die die Arbeit im Homeoffice erleichtern sollen. Weiterhin soll in die TK-Anlage ein Alarmsystem eingeführt werden, dass unabhängig von der TK-Anlage funktionieren soll.
Es muss das jetzige bestehende E-Mail-System von Lotus auf Microsoft Exchange umgestellt werden, auch das ist Teil der Ausschreibung.
Herr Speer erklärte, dass es sich um eine sehr komplexe Aufgabe handelt und wir uns in zeitlicher Not befinden und schnellstmöglich – mit Zustimmung – die Mittel im Haushalt bereitstellen und auf Genehmigung hoffen müssen.

 

Herr Egert sagte, dass permanent von einem Callcenter und permanent von 350 Homeoffice-Plätzen ausgegangen wird. Ist dann gegengerechnet, dass diese Mitarbeiter dann nicht permanent vor Ort sind und hier Kosten gespart werden können?

Herr Speer antwortete, dass ein Bedarf für die Callcenter-Agents mit 100 Lizenzen angemeldet ist. Bei den Heimarbeitsplätzen wird zukünftg von 500 ausgegangen.
Herr Schulze erklärte ergänzend, dass diese zusätzlich zu den bestehenden Arbeitsplätzen angedacht sind, die derzeitige Anlage kann dies nicht bewältigen und ist an ihre Grenzen gekommen. Ob zukünftig Arbeitsplätze in der Verwaltung eingespart werden können, kann derzeit noch nicht gesagt werden – das muss dann die Praxis zeigen.

Herr Dr. Rittner von der Firma VIC-Consult stellte anhand der als Anlage beigefügten Darstellung die Telekommunikationsanlage vor.

 

Herr Speer ergänzte, dass nur die Standorte aufgeführt wurden, die im Moment direkt mit der TK-Anlage verbunden sind. Für diverse andere Standorte (Kreismusikschulen, Kreisvolkshochschulen, Kreismedienstellen, Kreisstraßenmeisterei) wurde begonnen, über Telekom-Cloud PPX eine Abhilfe zu schaffen, aber wenn das „Großvorhaben“ erledigt ist werden diese Standorte nach und nach in den TK-Anlage-Verbund integriert.

 

Herr Urban mahnte an, dass am heutigen Tage über eine solch große Summe eine positive Entscheidung erwartet wird. Von ursprünglich 500.000 € eingeplanten Kosten geht man jetzt auf über 2.000.000 €, dabei sind wir derzeit in einer haushaltslosen Zeit. Ob das ganze Vorhaben haushaltstechnisch umsetzbar sei, stellte Herr Urban in Frage und wollte wissen, aus welchen Gründen erst jetzt mit der Vorstellung und Ausschreibung begonnen wird?
Herr Speer antwortete, dass der Grund hierfür Mehrarbeit war und die Vorbereitung für diese Ausschreibung mehr Zeit in Anspruch genommen hatte, als ursprünglich geplant.

Dr. Rittner ermahnte, dass wenn am 15.02.2021 mit der Ausschreibung begonnen wird, kann im Juni mit dem Workshop begonnen werden. Die Lieferzeiten betragen derzeit ca. 8 Wochen, es kann frühestens im August mit der Migration begonnen werden. Wenn alles gut läuft, kann frühestens im September mit der Telefonanlage angefangen werden und ob dann alles bis zum 31.12.2021 läuft, ist ein wahrer Kraftakt.
Herr Egert fragte ob bei den Endgeräten noch Handlungsspielraum bzgl. den Preisen besteht?
Herr Dr. Rittner erklärte, dass die Telefone bei ca. 1000 Stück einen Preis von ca. 130.000 € ausmachen; ob diese am Ende 10 € mehr oder weniger kosten, macht beim Endpreis nicht viel aus.

Herr Egert fragte Herrn Lucas, ob es Möglichkeiten der Finanzierung gibt, z. B. die Hardware wird über Kooperation mit der Bank angeschafft und es gibt Möglichkeiten, dass man die Kosten auf die Nachfolgejahre verteilt, damit nicht sofort diese Einmalausgabe für den Haushalt zu buche steht?
Herr Lucas antwortete, dass es sich beim Kauf um ein kreditähnliches Geschäft handelt und dieses muss genehmigt werden. Wir haben einen Mehrbedarf im Finanzhaushalt von ca. 1.083.000 €, ein Kredit sowie ein Leasing wäre genehmigungspflichtig. Das Problem liegt auch in der Zeit, denn wir haben ein Kreditvolumen von 9,5 Mio. € plus der 1 Mio. €, dann liegen wir bei 10,5 Mio. €, welche erst einmal genehmigt werden müssten.

Herr Dr. Rittner erklärte, dass die Kaufoption die kostengünstigste ist, Miete ist sehr teuer und Leasing wird am Ende auch teurer.

Herr Dittmann fragte, was passiert, wenn der Zeitplan nicht eingehalten werden kann? Gibt es einen Plan B? Wenn das PC-Netzwerk zum 31.12.2021 nicht mehr funktioniert, tritt die Arbeitsunfähigkeit der kompletten Kreisverwaltung ein; welche Verlängerungsoptionen gibt es für das bestehende System, um für den Fall gewappnet zu sein, dass die geplante Umstellung bis zum 31.12.2021 nicht erfolgreich sein wird?
Herr Dr. Rittner antwortete, dass man im Vergaberecht Gefahr im Verzug erklären kann und damit das Verfahren außer Kraft setzt, um so ein halbes Jahr zu sparen. Wenn man ein weiteres Jahr die vorhandene Anlage mietet, wird mit Sicherheit ein unverschämter Preis angeboten. Weiterhin ist das System am Ende der Ausbaugrenzen. Plan B wäre, die Vergabe einzusparen.

Herr Lucas gab an, dass es im investiven Bereich ein Mehrbedarf von 1.081.142,72 € gibt, das wäre über eine mögliche Kreditaufnahme möglich. Im Ergebnishaushalt haben wir durch die Verschiebung einen Mehrbedarf von ca. 85.000 €; hier wäre der Vorschlag, da das Corona-Konto aufgrund der derzeitigen Situation auf 500.000 € aufgestockt wurde, dass hier zu reduzieren. Folgekosten ab 2022 sind ca. 89.000 € einzuplanen. Mit dem vorliegenden Haushaltsplanentwurf soll die Kreisumlage auf 39,1 % gesenkt werden und auch das gegenüber den Kommunen unverzüglich, denn der alte Hebesatz von 42,9 gilt weiter bis zum Erlass des Bescheides. Deswegen entsteht hier Druck, wie weiter mit der Haushaltsplanung umgegangen wird.

Herr Wolkenhaar sieht ein erhebliches Problem in der zeitlichen Umsetzung, denn weder steht der Haushalt, noch kann die Vergabe mit den Haushaltsmitteln gestartet werden, die Vergabe wird europaweit nicht in der Zeit funktionieren. Fehlt bei der Komplettausschreibung nur eine Kleinigkeit, dann wird nochmal veröffentlicht und bis 31.12.2021 kann die Anlage in der geplanten Form vergaberechtlich nicht umgesetzt werden oder es gibt ein Verfahren vor der Vergabekammer. Herr Wolkenhaar fragte, ob die Switche nicht schnellstmöglich ersetzt werden können (in einem separaten Verfahren), um Zeit zu gewinnen und dann im zweiten Schritt die Telefonanlage auf ein Niveau zu heben, dass die Verwaltung zum 01.01.2022 arbeitsfähig ist. Danach kann im dritten Schritt die Integration der E-Mail-Konten, Server u. ä. stattfinden und die alte Telefonanlage für ein weiteres Jahr gemietet werden, um hier Zeit zu finden. Wäre diese schrittweise Vorgehensweise eine Alternative?

Herr Dr. Rittner erklärte, dass die Switche nicht am PC sondern an den vorhandenen Telefonen angeschlossen sind, d. h. es müssen nicht nur die Switche sondern auch die Telefone getauscht werden und somit muss dann vorher die Telefonanlage ausgetauscht werden.

Herr Urban legte nahe, einen bezifferbaren Plan-B vorzulegen und bat nochmals um Angabe der Kosten, was die Verlängerung der derzeitigen Anlage für ein Jahr ausmachen würde.

Herr Sonnenberger erklärte, dass man wohl nicht darum herum kommen wird, beide Varianten parallel zu versuchen. Er sprach sich dafür aus, nicht alles einzeln, sondern alles auf einmal auszutauschen. Herr Sonneberger wandte sich an Herrn Lucas, hier eine Lösung vorzuschlagen. Er ist der Meinung, dass hier wahrscheinlich ein Kauf die beste Variante (vor Leasing oder Miete) wäre und das Geld muss irgendwo gefunden werden.
Herr Dittmann mahnte an, dass sich über Förderungen nicht mehr unterhalten werden muss, wenn die Verwaltung nicht arbeiten kann und schlug vor, z. B. die Baumaßnahmen ohne Förderung (ca. 3,5 Mio. €) anzuschauen, ob man hier nicht das erforderliche Geld für die TK-Anlage herbekommen kann. Es sollte überlegt werden, alles was nicht durch Förderung belegt ist, „auf Eis zu legen“ und dafür zu sorgen, dass die Verwaltung arbeitsfähig ist.

Das alles kann aber nicht in so kurzer Zeit besprochen und entschieden werden und somit schlug Herr Dittmann weiter vor, den geplanten Kreistag vom 18.02.2021 auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben.

Auch Herr Maaß empfand den Zeitraum, dass die neue Anlage ab dem 01.01.2022 laufen soll, als kaum realisierbar. Gerade in der jetzigen Situation (Corona) sind die Bedingungen noch erschwerter, es gäbe keine Garantie, dass das neue System zum Januar 2022 in Betrieb genommen werden kann, also ist die Frage nach einem Plan-B nicht vom Tisch. Auch Herr Maaß ist für die Anschaffung der TK-Anlage im Ganzen und regte ebenfalls an, den nächsten Kreistag zu verschieben.
Herr Egert gab zu bedenken, dass bei dem Verfahren, beide Varianten gleichzeitig zu betreiben, noch höhere Kosten entstehen werden. Herr Egert fragte, ob bei den Steuern und Abgaben sowie bei den sonstigen Transferleistungen auch Einsparungen getätigt werden können?
Herr Wolkenhaar merkte an, dass die Definition des Leistungsumfanges durch die Firma VIC-Consult und Herrn Speer erfolgte. Es gibt bisher noch keine Definition, was der Kreistag hiervon umsetzen möchte. Weiterhin sagte Herr Wolkenhaar, dass bisher immer noch kein Plan-B vorgelegt wurde. Wäre es möglich, dass bis zum nächsten Kreistag am 18.02.2021 folgende Informationen vorgelegt werden: Was kostet eine Verlängerung der bestehenden Anlage für 1 Jahr? Welche Maßnahmen könnten aus diesem Gesamtprojekt zeitlich in der Umsetzung gestreckt werden? Was muss in 2021 tatsächlich kostenmäßig dargestellt werden und was könnte noch ins nächste Jahr geschoben werden?

Herr Wolkenhaar fragte, inwieweit durch diese Auftragserhöhung noch ein „Nachschlag“ von dem Planer zu erwarten sei?
Herr Speer antwortete, dass sich die Kosten des Planers nicht erhöhen werden, dieser wird nach den festgelegten Leistungsstufen bezahlt, mit Ausnahme von Sonderterminen, zu denen der Planer eingeladen wird. Diese müssten dann wahrscheinlich extra bezahlt werden.

 

Weiterhin wies Herr Schulze darauf hin, dass es heute um die Vorstellung der Telefonanlage und nicht um die Ausschreibung als solches geht.
Herr Schulze bat eindringlich, dass im nächsten Kreistag der Haushalt beschlossen werden kann und schlug vor, die heutige Haushaltsberatung auf einen zusätzlichen Kreis- und Finanzausschuss zu verschieben um bis dahin neue Lösungsvorschläge unterbreiten zu können.

 

Es wurde sich mit allen anwesenden Mitgliedern darauf geeinigt, dass am 11.02.2020, 17.00 Uhr, im Kreistagssitzungssaal, die Beratung fortgeführt wird.

 

Herr Lucas merkte an, dass die Unterlagen aufgrund der Kurzfristigkeit dann ggf. erst 2 Tage vor der Sitzung an die Mitglieder verschickt werden können.
Weiterhin sagte Herr Lucas bzgl. der Sonderzahlungen, dass wir für die Kosten der Unterkunft der Corona Pandemie einmalig 4,9 Mio. € zur Abminderung der Mehrbelastung erhalten, diese sind mit eingeflossen und waren eine einmalige Sache.
Herr Egert fragte, inwiefern hier eine Anpassung an die aktuelle Steuersituation erfolgen kann?
Weiterhin sollte das Volumen für die Telefonanlage nochmals überdacht werden, denn wenn 350 Homeoffice Arbeitsplätze geschaffen werden, dann sollte auch bei den Verwaltungskosten und Heizkosten geschaut werden, ob hier Einsparungen gemacht werden können.

Herr Egert fragte, ob bis zum 11.02.2021 geprüft werden kann, ob die Telefonanlage auch zum 19.02.2021 ausgeschrieben werden kann und zum Kreistag am 18.02.2021 noch eine Verpflichtungsermächtigung geschlossen werden kann?

Herr Schulze erklärte, dass dies mit der Vergabestelle erörtert werden wird.

 

Herr Roi bat um Stellungnahme bzgl. des HLF Aken, da es hier Befürchtungen des Bürgermeisters gibt, dass die Finanzierung gefährdet sei.
Herr Schulze antwortete, dass man davon ausgeht, dass das Landesverwaltungsamt uns die von seitens des Innenministeriums angekündigte Stellungnahme übersendet, dass das Geld dann auch an die Kommune zurückgezahlt wird.

Frau Zerrenner nahm Bezug auf Seite 10 – Ursache für die Ergebnisverschlechterung gegenüber dem fortgeschriebenen Planansatz sind außerplanmäßige Rückstellungszuführungen für mögliche Zahlungen an das BIG Hotel sowie für den Zinsanteil der Rückforderung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales in Höhe von ca. 500.000 € - und fragte, woher das kommt?
Herr Krüger antwortete, dass es im Rahmen der Prüfung der Jahresabschlüsse des Jobcenter für die Jahre 2013 und 2014 Rückforderungen des BMAS gegenüber dem Landkreis Anhalt-Bitterfeld als zugelassener kommunaler Träger gab, zum damaligen Zeitpunkt gab es diese Rückstellungsbildung im Hinblick auf die angedrohte Klage gegen den Landkreis. Die Klage ist derzeit anhängig und es werden Schriftsätze ausgetauscht.

 

Frau Zerrenner nahm weiter Bezug zu Seite 32 – bei den unbegleiteten minderjährigen Flüchtlingen ist für 2020 und für 2021 der gleiche Betrag in Höhe von 859.000 € ausgewiesen, und fragte, ob sich hier die Zahl tatsächlich nicht ändert? Es werden weniger Flüchtlinge, da müsste auch die Zahl der UMAs zurückgehen?

Herr Böddeker antwortete, dass die UMAs mit der Anzahl der Flüchtlinge nichts zu tun haben. Es gibt eine feste Aufnahmenquote vom Land, eine Sollzahl, welche dieses Jahr nicht erfüllt wurde, nächstes Jahr wohl auch nicht. Zugrunde gelegt wurde die Anzahl der Plätze, die zur Verfügung gestellt werden müssten, nicht die Anzahl der tatsächlichen UMAs.